Info & algemene voorwaarden

A) ARhus is een architecturaal baken in Roeselare. Het meermaals bekroonde gebouw in het centrum van Roeselare huisvest niet alleen de stadsbibliotheek, maar ook verschillende ateliers en zalen, inclusief het ARhus Café.

B) ARhus beschikt over 6 multifunctionele zalen of ateliers. Ze dienen in de eerste plaats voor eigen gebruik door de verschillende werknemers of de programmering van eigen georganiseerde activiteiten, maar ook particulieren, verenigingen en andere organisaties kunnen deze zalen gebruiken.

C) In deze algemene voorwaarden hebben de onderstaande termen volgende betekenis:

• Eigenaar/ verhuurder: Het Portaal vzw (De Munt 8, 8800 Roeselare - btwnummer: BE0808.070.574
• Aanvrager: de natuurlijke persoon die voor zichzelf of namens een feitelijke vereniging een aanvraag tot terbeschikkingstelling van een zaal indient, of de organisatie met eigen rechtspersoonlijkheid namens welke een aanvraag wordt ingediend.
• Gebruiker: de natuurlijke persoon of de rechtspersoon aan wie een zaal ter beschikking gesteld wordt door de eigenaar.
• ARhus: het volledige gebouw gelegen te 8800 Roeselare, De Munt 8 (eigendom van VZW Het Portaal).
• Projectmedewerker events: de medewerker van ARhus die de zalen en ateliers beheert en daartoe het contact met de aanvrager en de gebruiker onderhoudt.

Aanvragen van zalen en ateliers

A) Het aanvragen van een ruimte binnen ARhus gebeurt door het invullen van een digitaal aanvraagformulier op www.arhus.be/zalen-en-ateliers. De aanvraag komt rechtstreeks bij de projectmedewerker events terecht die deze opvolgt.

B) Een aanvraag geldt niet als een reservatie. Pas als het aangevraagde atelier of de ruimte bevestigd wordt door de projectmedewerker, is de reservatie een feit.

C) Reservatieovereenkomsten kunnen afgesloten worden vanaf 1 jaar voor datum.

• De aanvraag voor het Verzonken Kasteel of ARgora dient ten laatste een maand voorafgaand aan de gewenste datum te gebeuren.
• Voor de aanvraag van de andere zalen & ateliers is dit minimaal 5 kalenderdagen voorafgaand aan de activiteit. Een uitzondering is enkel mogelijk mits overeenkomst met de projectmedewerker events.

D) Voor atelier 1, 3, 4, het Verzonken Kasteel en de ARgora staat op de website een beschikbaarheidskalender. Dit is geen bindende garantie voor reservatie, maar biedt wel een inkijk in mogelijke gebruiksmomenten.

E) De projectmedewerker events beslist omtrent de toezegging en sluit de overeenkomst af. Voor het Verzonken Kasteel of de ARgora wordt deze overeenkomst bekrachtigd door een door de aanvrager en de projectmedewerker ondertekend document, voor de andere ateliers volstaat een schriftelijke bevestiging van de projectmedewerker.

F) We behouden ons het recht om de ter beschikkingstelling van een zaal of atelier niet toe te staan.

G) Er kan, vrijblijvend, via de projectmedewerker events een optie op één of meerdere zalen of ateliers genomen worden. Deze opties zijn echter beperkt in aantal volgens redelijkheid. Een optie voor het Verzonken Kasteel of de ARgora dient gelicht of geannuleerd te worden, ten laatste 2 maanden vóór het evenement. Na deze termijn wordt de optie verwijderd zonder enige vorm van kennisgeving.

H) Indien een andere organisatie voor dezelfde datum en dezelfde ruimte een aanvraag doet, krijgt de eerste aanvrager van de optie een bevestigingstermijn van één werkweek om zijn/haar optie al dan niet definitief te maken. Zo niet, wordt de optie ongedaan gemaakt en wordt de reservatie bevestigd aan de tweede organisatie.

Gebruik van de ruimtes

A) Het verloop van de activiteit wordt vooraf doorgesproken. Ook worden de wederzijdse verantwoordelijkheden uitgewisseld.

B) De overeenkomst omvat, naast het gebruik van het atelier of evenementenruimte, ook technische ondersteuning.

C) De gebruiker mag de rechten en voordelen van de overeenkomst niet overdragen aan derden.

D) De reservatieovereenkomst verleent geen automatische toegang tot de technische ruimten en installaties die bij de gereserveerde zalen en ateliers behoren.

E) De ateliers zijn uitgerust zoals vermeld in de infofiche en zoals overeengekomen met de projectmedewerker events.

F) Wenst de gebruiker de zaal voorafgaand aan een activiteit klaar te zetten, dan kan dit mits uitdrukkelijk af te spreken met de projectmedewerker events.

G) Een medewerker van ARhus verleent toegang tot het gebouw en de zaal of het atelier. Afvinken van deelnemers, aanreiken van een naambadge, ... is de verantwoordelijkheid van de gebruiker.

H) De gebruiker staat zelf in voor de organisatie van inschrijvingen. De gebruiker engageert zich er toe om het maximum aantal toegelaten deelnemers per ruimte voor de activiteit NIET te overschrijden.

I) Bij het overschrijden van de toegelaten capaciteit, moet de organisator zelf het overtal aanwezigen verwijderen. Wanneer een medewerker van ARhus vaststelt dat er meer personen aanwezig zijn dan toegelaten (o.a. omwille van veiligheidsredenen), behoudt ARhus haar het recht voor de activiteit eenzijdig en zonder enig recht op enige vergoeding stil te leggen en te beëindigen.

J) De gebruiker zal zich in zijn promotionele activiteiten op geen enkele wijze verbinden aan de reputatie of organisatie van ARhus.

K) Het plaatsen of hangen van vlaggen, flyers, affiches, aanplakbiljetten, panelen of commerciële stands van welke aard ook kan enkel na de uitdrukkelijke toestemming van de projectmedewerker events.

L) ARhus realiseert geen promocampagnes (gedrukt of digitaal) voor gebruikers van zalen of ateliers, noch wordt een extern evenement vermeld in de nieuwsbrief. Indien een activiteit toegankelijk is voor het brede publiek, wordt deze vermeld op onze websitekalender. Hiertoe wordt alle informatie doorgegeven door de gebruiker aan de projectmedewerker events. 

M) Indien de activiteit van de gebruiker auteursrechtelijk beschermde werken bevat, is de gebruiker verplicht zelf te zorgen voor de nodige toelatingen en licenties bij de bevoegde rechtenorganisaties (bv. Unisono voor muziek en/of audiovisuele werken). Eventuele kosten, vergoedingen of boetes voortvloeiend uit het gebruik van dergelijke werken zijn volledig ten laste van de gebruiker. ARhus draagt geen verantwoordelijkheid voor eventuele inbreuken op auteursrechten of naburige rechten door de gebruiker.

Afspraken gebruiker

A) De accommodatie, de toegangswegen tot de ruimten, het sanitair en het ter beschikking gestelde materiaal verkeren in goede staat bij aanvang van de activiteit. Indien de gebruiker het tegenovergestelde vaststelt, dient hij de projectmedewerker events vóór de ingebruikname te verwittigen en wordt samen de schade vastgesteld.

B) De gebruiker zal het gebouw en de diensten gebruiken als een voorzichtig en redelijk persoon. Indien na de activiteit schade wordt vastgesteld, wordt de gebruiker aansprakelijk gesteld en zal het herstel van de schade of de eventuele buitengewone schoonmaak worden aangerekend.

C) De gebruiker is ertoe gehouden om de zalen en infrastructuur enkel te gebruiken voor het overeengekomen doel en deze in dezelfde staat terug af te leveren. Bij het gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor deze ter beschikking werd gesteld, kan ARhus, op aangeven van de projectmedewerker events beslissen om de overeenkomst te verbreken.

D) Onmiddellijk na een activiteit moeten materialen en installaties die niet tot het patrimonium van ARhus behoren, verwijderd worden. ARhus kan niet aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging, diefstal of verlies van materiaal van de gebruiker of van de persoonlijke voorwerpen van de deelnemers van een activiteit.

E) Het is de gebruiker verboden om de inrichting van de gemeenschappelijke lokalen te wijzigen of uit te breiden. Het is niet toegelaten eigen meubilair mee te brengen.

F) ARhus zorgt dat de accommodatie in goede staat ter beschikking wordt gesteld. De gebruiker laat deze achter in dezelfde staat. Extra schoonmaakkosten of buitengewoon onderhoud (bv. wanneer de gereserveerde ruimte niet proper wordt achtergelaten) vallen ten laste van de gebruiker. Het is o.a. verboden:

• de ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden.
• in of rond het gebouw bijkomende bewegwijzering aan te brengen zonder toelating van de projectmedewerker events.
• ontplofbare of ontvlambare producten, onder welke vorm ook, mee te brengen. Het gebruik van open vuur (ook kaarsen en theelichtjes) en gasflessen (o.a. voor mobiele kookfornuizen) in het gebouw is eveneens verboden.
• glas, papier, karton en restafval achter te laten in de zalen.
• de noodverlichting of branddetectie uit te schakelen of af te dekken.
• materiaal of meubels voor de nooduitgangen te zetten. Deze moeten immers ten allen tijde vrij blijven.

G) ARhus stelt de gemeenschappelijke ruimten (niet exhaustief: inkomhal, trappen, gangen, liften, sanitair, ARhus Café) niet-exclusief ter beschikking van de gebruiker. Het gebruik van deze ruimtes is onderworpen aan het huishoudelijk reglement.

H) ARhus kan niet aansprakelijk worden gesteld indien, wegens een geval van overmacht, de gereserveerde accommodatie op de gevraagde dag of uur niet ter beschikking kan worden gesteld. De gebruiker heeft geen recht op een schadevergoeding.

I) De gebruiker zal geen schadevergoeding kunnen eisen van ARhus indien om welke reden dan ook de uitvoering van deze verbintenis onmogelijk wordt, tenzij deze toe te schrijven zou zijn aan kwaad opzet of nalatigheid van ARhus.

J) ARhus heeft altijd het recht de overeenkomst te verbreken of de activiteit te laten stopzetten indien de veiligheid in het gedrang komt. De gebruiker kan hiervoor geen schadevergoeding eisen.

K) Behoudens andere met de projectmedewerker events af te spreken schikkingen, wordt voor alle activiteiten die in ARhus plaatsvinden enkel apparatuur van het kenniscentrum gebruikt die bovendien enkel door het technisch personeel van ARhus wordt bediend.

L) ARhus kan beslissen om geen nieuwe reservatieovereenkomsten af te sluiten met organisaties die het huishoudelijk reglement niet naleven of te laat betalen (zie Tarifering).

Tarifering

A) De prijs voor het gebruik van de zalen en ateliers wordt bepaald volgens de prijzen zoals vermeld in de infobrochure. Alle prijzen zijn exclusief btw (21%).

B) De betaling van de factuur dient te gebeuren binnen de wettelijke termijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de ontvangst van de factuur door de gebruiker.

C) Indien de betaling niet binnen de gestelde termijn van 30 dagen plaatsvindt, zal ARhus een eerste kosteloze betalingsherinnering sturen (met wachttermijn van 14 kalenderdagen; de wachtperiode gaat in op de derde werkdag na verzending van de betalingsherinnering. Indien de herinnering via e-mail wordt verzonden, vangt de wachtperiode aan op de kalenderdag na de dag waarop zij de herinnering verzond).

Voor eventuele bijkomende aanmaningen kunnen administratiekosten* en intresten (wet betalingsachterstand handelstransacties in geval van B2B of verwijlintresten in geval van B2C) in rekening worden gebracht.

D) In het geval van herhaaldelijke aanmaningen, kan ARhus kan beslissen om geen nieuwe reservatieovereenkomsten meer met de gebruiker af te sluiten.

*forfaitaire schadevergoedingen als volgt :

• 20 euro als het verschuldigd saldo lager is of gelijk aan 150 euro
• 30 euro vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150,01 en 500 euro, indien het verschuldigde saldo tussen 150,01 en 500 euro ligt
• 65 euro vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag op de schijf boven de 500,01 euro met een maximum van 2000 euro als het verschuldigde saldo hoger is dan 500 euro.

Annulatie

A) De aanvrager kan de reservatie van de zaal of atelier kosteloos annuleren per e-mail op info@ arhus.be of tom.roels@arhus.be.

• Voor het Verzonken Kasteel of ARgora: tot 20 kalenderdagen vóór de geplande datum van de activiteit
• Voor de andere zalen of ateliers: tot 5 kalenderdagen voor de geplande datum van de activiteit.

B) Bij laattijdige of onjuiste annulatie of bij gebrek aan annulatie worden volgende kosten aangerekend:

• Voor het Verzonken Kasteel of de ARgora:
  • minder dan 20 en meer dan 5 kalenderdagen vóór de geplande datum: 50% van het zaaltarief, incl. evt. gemaakte kosten.
  • minder dan 5 kalenderdagen vóór de geplande datum: 100% van het zaaltarief, incl. evt. gemaakte kosten.
• Voor de ateliers:
  • minder dan 5 kalenderdagen vóór de geplande datum: 100% van het zaaltarief, incl. evt. gemaakte kosten

A) Eigen dranken, voeding en andere catering zijn niet toegestaan. Hiervoor wordt exclusief een beroep gedaan op het ARhus Café. Externe catering is ook niet toegestaan. Alle mogelijkheden vind je in onze infofiche.

B) Voor activiteiten met catering dient het aantal personen ten laatste 1 week op voorhand bevestigd te worden.

C) Indien op de dag van de activiteit minder personen aanwezig zijn dan opgegeven, dan zal de catering voor het totaal aantal opgegeven personen gefactureerd worden. Indien op het moment van de activiteit meer personen aanwezig zijn, dan dient ook de catering voor de extra aanwezige personen betaald te worden.

D) Als er sprake is van een activiteit met bediening, is enkel een ARhus Café-medewerker gemachtigd het horecamateriaal te hanteren.

A) ARhus kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade die zich voordoet ter gelegenheid van een activiteit, en dit noch tijdens de activiteit, noch tijdens de voorbereiding of de afhandeling ervan. Zo kan ARhus, onder meer, niet aansprakelijk worden gesteld voor: diefstal van of schade aan materiaal (ongeacht het gaat om materiaal van de gebruiker, van bezoekers, van artiesten, van ARhus zelf of van derden), schade ten gevolge van lichamelijke ongevallen (ongeacht het gaat over bezoekers, vrijwilligers, leden, medewerkers of eigen personeel van de organisator), schade aan derden of toeschouwers.

B) De gebruiker verbindt er zich toe alle reglementen en opschriften met betrekking tot het gebruik van de accommodatie, de apparatuur en de andere uitrusting in en van ARhus na te leven en deze ook te doen naleven door het publiek. Het huishoudelijk reglement moet altijd worden nageleefd.

C) Alle wettelijke en reglementaire verplichtingen met betrekking tot een activiteit vallen volledig ten laste van de gebruiker. Daartoe behoren onder meer: de politiereglementen, de verschuldigde belastingen, accijnzen, auteursrechten, eventuele bedrijfsvoorheffing voor buitenlandse artiesten. (niet limitatieve lijst).

D) De gebruiker zal een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten welke de schade dekt die hijzelf of zijn medewerkers aan derden veroorzaakt. ARhus kan te allen tijde een duplicaat van de polis opvragen.

E) De gebruiker wordt geacht de eigen inboedel, die zich in het ter beschikking gestelde lokaal bevindt, voldoende te verzekeren tegen materiële schade en verlies, en dit steeds met afstand van verhaal tegenover ARhus.

F) De overeenkomst wordt beheerst door het Belgische verbintenissenrecht.

G) Elk geschil met betrekking tot het afsluiten, de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van deze overeenkomst of van latere overeenkomsten of gevolgen die
er zouden kunnen uit voortvloeien, alsook elk ander geschil betreffende of verband houdend met deze overeenkomst, zal tot de uitsluitende bevoegdheid behoren van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Kortrijk.

H) Inbegrepen in de prijs van de ruimte:

• de brandverzekering van het gebouw;
• de verzekering objectieve aansprakelijkheid;
• de onroerende voorheffing;
• de diverse gewest- en gemeentebelastingen en milieuheffingen
• het elektriciteits-, water- en gasverbruik;
• gebruik van verwarming en elektriciteit;
• gebruik van de technische apparatuur van ARhus;
• het normale onderhoud en schoonmaak.

Niet inbegrepen:

• technische apparatuur, meubilair en ander materiaal die niet in de basisuitrusting begrepen zijn;
• UNISONO;
• verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dient door de gebruiker voorzien te worden;
• buitengewoon onderhoud en extra schoonmaakkosten;
• herstellingen van schade aangebracht door de gebruiker of aanwezigen aan de infrastructuur of het materiaal van ARhus of aan door ARhus gehuurd materiaal;
• verzekering eigen materiaal van de gebruiker.

Algemeen

ARhus De Munt
De Munt 8, 8800 Roeselare
info@arhus.be
051 69 18 00
www.arhus.be

Facturatiegegevens

Het Portaal VZW
De Munt 8, 8800 Roeselare
btw-nr.: BE0808.070.574
IBAN: BE52 0910 1806 9109

Projectmedewerker events

Tom Roels
tom.roels@arhus.be
0498 28 77 26